Projekt prostej bazy danych Microsoft Access

Cele ćwiczenia

bulletZapoznanie z programem MS Access.
bulletOpanowanie podstawowych umiejętności tworzenia tabel, formularzy, kwerend i raportów.

     MS Access jest bazą danych typu desktop. Pierwsza wersja pojawiła się w roku 1990 i od tego czasu zdominowała rynek systemów zarządzania bazami danych dla komputerów PC. MS Access dostarcza narzędzi do tworzenia plikowej bazy danych własnego formatu i narzędzi do tworzenia aplikacji. Plikowa baza danych MS Access może być uruchamiana na jednym komputerze lub umieszczona na dysku sieciowym jako system dla wielu użytkowników. W środowisku wielu użytkowników może być wykorzystywana w niedużych firmach dla maksimum 20 użytkowników.

Plik bazy danych MS Access może zawierać następujące obiekty:

  1. tabele przechowujące dane,
  2. kwerendy będące zestawieniem danych pochodzących z różnych tabel,
  3. formularze do wprowadzania i wyświetlania danych,
  4. raporty zawierające zestawienia danych (najczęściej przeznaczone do druku),
  5. strony dostępu do danych (umożliwiają dostęp do danych w sieci przez przeglądarki internetowe),
  6. makra napisane w języku makro Access,
  7. moduły napisane w języku Visual Basic for Applications.

     Wszystkie ww. obiekty mogą być umieszczone w jednym pliku. W środowisku wielu użytkowników rozdziela się bazę danych na plik zawierające dane umieszczone w tabelach i aplikację zawierającą pozostałe obiekty. Aplikacja MS Access może pracować z własnymi tabelami i tabelami dołączonymi z innych baz danych. Przy pomocy MS Access można stworzyć aplikację dla dowolnej plikowej bazy danych lub bazy danych umieszczonej na serwerze SQL, jedynym wymaganiem jest odpowiedni sterownik.

     MS Access zawiera graficzne narzędzia do tworzenia obiektów bazy danych oraz "kreatory" umożliwiające automatyczne tworzenie wielu elementów aplikacji. Formularze i raporty mogą być tworzone za pomocą kreatorów lub ręcznie poprzez przeciąganie myszką na formularz (raport) potrzebnych elementów. Formularze i raporty stworzone automatycznie mogą być później ręcznie modyfikowane. Proste aplikacje mogą być tworzone bez napisania ani jednej linii kodu.

     W ramach ćwiczenia zostanie utworzona prosta baza danych zawierająca trzy tabele klienci, towary i sprzedaż, rys 1.

Przykładowy diagram bazy danych
Rys 1. Przykładowy diagram realizowanej bazy danych (MS Access 2007)

W bazie można przechowywać dane rejestrujące sprzedaż dowolnych towarów. Baza danych tworzona jest na potrzeby ćwiczenia, jest prosta i nie rozwiązuje wielu problemów pojawiających sie podczas rejestracji sprzedaży np. zmienności ceny towaru.

Utworzenie pustej bazy danych

bulletUruchom program MS Access.
bulletUtwórz pustą bazę danych o dowolnej nazwie.
bulletZapisz bazę danych na pulpicie.

Utworzenie tabeli klienci

     Zaprojektowanie tabeli polega na zdefiniowaniu kolumn, które będzie zawierała. MS Access umożliwia projektowanie tabel w widoku projektu poprzez nazwanie kolumn (w nomenklaturze Accessa pól), wybranie typu danych kolumn i określenie kolumny klucza głównego (podstawowego).

bulletNa stronie Tabele otwórz projekt nowej tabeli (ikona Nowy).
bulletZaprojektuj tabelę o następujących kolumnach:
bulletid_klienta - typ danych Autonumer - klucz główny (podstawowy),
bulletnazwisko,
bulletimię,
bulletinne informacje o kliencie, które uznasz za stosowne np. adres, PESEL itp..
bulletZapisz tabelę pod nazwą klienci.

Utworzenie tabeli  towary

bulletNa stronie Tabele otwórz projekt nowej tabeli.
bulletZaprojektuj tabelę o następujących kolumnach:
bulletid_towaru - typ danych Autonumer - klucz główny (podstawowy),
bulletnazwa_towaru,
bulletcena - typ danych Walutowy,
bulletinne informacje o towarze, które uznasz za stosowne.
bulletZapisz tabelę pod nazwą towary.

Utworzenie tabeli  sprzedaż

bulletNa stronie Tabele otwórz projekt nowej tabeli.
bulletZaprojektuj tabelę o następujących kolumnach:
bulletnr_transakcji - typ danych Autonumer - klucz główny (podstawowy),
bulletid_klienta - klucz obcy - klienci(id_klienta),
bulletdo utworzenia odnośnika do tabeli klienci posłuż się kreatorem odnośników,
bulletwybierz id_klienta, nazwisko, imię,
bulletid_towaru - klucz obcy - towary(id_towaru),
bulletdo utworzenia odnośnika do tabeli towary posłuż się kreatorem odnośników,
bulletwybierz id_towaru, nazwa_towaru,
bulletilość - typ danych liczba, pojedyncza precyzja,
bulletdata - typ danych Data/Godzina,  format: data krótka, maska wprowadzania: data krótka, wartość domyślna: Date(),
bulletinne informacje o sprzedaży, które uznasz za stosowne.
bulletZapisz tabelę pod nazwą sprzedaż.

Wymuszenie więzów integralności referencyjnej

bulletKliknij ikonę Relacje i zapoznaj się z relacjami utworzonymi podczas projektowania tabel.
bulletJeśli na wykresie nie widać wszystkich tabel, kliknij w oknie Relacje prawym klawiszem myszki i wybierz z menu kontekstowego Pokaż wszystko.
bulletZmodyfikuj relacje wymuszając więzy integralności.
bulletAby zmodyfikować relację należy dwukrotnie na nią kliknąć - otworzy się okno Edytowanie relacji.
bulletZapisz zmiany.

Wprowadzanie danych do tabel

bulletNa stronie Tabele otwórz kolejno tabele towary, klienci, sprzedaż i wprowadź do nich przykładowe dane.

Tworzenie formularza przy pomocy kreatora formularzy

bulletNa stronie Formularze kliknij Nowy.
bulletW oknie Nowy formularz wybierz Kreator formularzy i tabelę klienci jako źródło danych.
bulletWybierz wszystkie pola (kolumny), następnie akceptuj wszystkie podpowiedzi kreatora.
bulletPo przejściu do końca utworzysz nowy formularz.
bulletZapisz formularz.
bulletOtwórz formularz, obejrzyj wprowadzone już dane, następnie wprowadź nowe dane.
bulletUtwórz formularze dla tabel towary i sprzedaż.
bulletPosługując się nowo utworzonymi formularzami wprowadź do tabel towary i sprzedaż nowe dane

Tworzenie formularza z podformularzem

bullet Przy pomocy kreatora formularzy utwórz formularz transakcje pobierający dane z tabel klienci i sprzedaż:
bulletotwórz kreatora formularzy,
bulletjako źródło danych wybierz wszystkie dostępne pola (kolumny) z tabel klienci i sprzedaż,
bulletna pytanie W jaki sposób dane mają być wyświetlane? daj dwa razy dwie różne dostępne odpowiedzi,
bulletna pytanie Jaki ma być układ podformularza? odpowiedz tabelaryczny,
bulletOtwórz nowo utworzony formularz, zapoznaj się z jego wyglądem i możliwościami modyfikowania i wprowadzania danych.
bulletOtwórz  formularz w widoku projektu, dopracuj formularz i podformularz graficznie.
bulletZ podformularza usuń kontrolkę id_klienta.

Modyfikacja formularzy

bulletOtwórz utworzone formularze w widoku projektu i dopracuj ich wygląd.
bulletOtwórz zmodyfikowane formularze.

Tworzenie kwerendy zawierającej informacje o transakcjach

     Kwerendy (zapytania) są poleceniami języka SQL. Podstawowe typy kwerend to kwerenda wybierająca, dołączająca, aktualizująca i usuwająca. Kwerendy w Accessie można tworzyć przy pomocy interfejsu graficznego, poprzez przeciąganie odpowiednich pól z tabel do formularza kwerendy.

bulletNa stronie Kwerendy otwórz projekt nowej kwerendy.
bulletDodaj do kwerendy, jako źródło danych, tabele klienci, towary i sprzedaż.
bulletZamknij okno Pokazywanie tabeli.
bulletDodaj, przeciągając myszką z tabel do siatki kwerendy, następujące dane:
bulletsprzedaż.nr_transakcji,
bulletklienci.nazwisko,
bulletklienci.imie,
bullettowary.nazwa_towaru,
bulletsprzedaż.ilość,
bullettowary.cena.
bulletZapisz kwerendę pod nazwą transakcje.
bulletOtwórz kwerendę i zinterpretuj uzyskane wyniki.

Tworzenie raportów

bulletPrzy pomocy kreatora raportów utwórz raporty zawierające:
bulletzestawienie zakupów dokonanych poprzez poszczególnych klientów,
bulletzestawienie ilość sprzedanych towarów i klientów, którzy je kupili,
bulletzestawienie wszystkich transakcji.
bulletObejrzyj raporty w widoku wydruku i projektu.
bulletZmodyfikuj projekty raportów.