Tworzenie raportów i analiza danych

Raporty programu MS Access

    Raporty programu MS Access służą do drukowania zestawień danych, które dotyczą pewnego aspektu działalności organizacji. Przykładem są wyniki finansowe przedsiębiorstwa za konkretny okres. W uczelniach raportami mogą być zastawienia ocen uzyskanych przez poszczególnych studentów lub listy ocen z poszczególnych przedmiotów. Raporty mogą być drukowane w formie listów seryjnych i zawierać oprócz adresu dane o operacjach finansowych adresata lub dane o uzyskanych ocenach. Takie listy można wydrukować i wysłać pocztą, nie można ich wysyłać bezpośrednio poczta elektroniczną.

    W raporcie umieszcza się zwykle dane pochodzące z wielu tabel, aby ułatwić tworzenie raportu, dla raportu tworzy się  kwerendę pobierającą potrzebne dane z tabel. Powtarzające się w kwerendzie dane takie jak adresy studentów, nazwy przedmiotów czy semestry grupuje się tworząc poziomy grupowania raportu. Grupowanie danych zwiększa przejrzystość raportu i eliminuje niepotrzebnie powtarzającą sie treść. Grupowanie pozwala także na podsumowanie danych w grupach np. obliczenie średniej ocen zgrupowanych wg przedmiotów, studentów, semestrów itp.

Zadanie1. Utworzenie raportów o ocenach studentów

bulletPobierz bazę danych analiza.mdb.
bulletZapoznaj się z zawartością bazy danych - tabele, relacje, kwerendy, raporty.
bulletKorzystając z kreatora raportów utwórz następujące raporty.
bulletRaport Oceny studentów w następującym układzie:
bulletźródło danych: kwerenda lista ocen kolumny student, semestr, przedmiot, ocena, data oceny, wykładowca,
bullet1 poziom grupowania: student (alfabetycznie),
bullet2 poziom grupowania: semestr,
bulletdane szczegółowe: nazwa przedmiotu, ocena, data oceny, wykładowca,
bulletpodsumowanie: średnia ocen,
bulletukład raportu: wyrównaj do lewej,
bulletpo utworzeniu raportu włącz widok projektu i dopracuj jego wygląd.
bulletRaport Oceny latami i semestrami o ocenach wystawianych w kolejnych latach akademickich z podziałem na semestry i przedmioty:
bulletźródło danych: kwerenda lista ocen,
bullet1 poziom grupowania: rok akademicki,
bullet2 poziom grupowania: semestr,
bullet3 poziom grupowania: przedmiot,
bulletdane szczegółowe: student (alfabetycznie) , ocena, data oceny, wykładowca,
bulletpodsumowanie: średnia ocen,
bulletpo utworzeniu raportu włącz widok projektu i dopracuj jego wygląd.
bulletRaport Listy z ocenami w formie listów seryjnych do studentów informujący o ich uzyskanych ocenach:
bulletźródło danych: kwerenda lista ocen z adresami wszystkie kolumny albo  tabele studenci(nazwisko, imię, adres), przedmioty(przedmiot) i oceny(ocena, data wykładowca),
bullet1 poziom grupowania: imię, nazwisko i adres studenta albo studenci(nazwisko, mię, i adres),
bulletdane szczegółowe: przedmiot, ocena, data, wykładowca,
bulletpodsumowanie: średnia ocen studenta,
bulletpo utworzeniu raportu włącz widok projektu i dopracuj jego wygląd, raport powinien być tak zaprojektowany, aby listy były drukowane na osobnych stronach - na jednej stronie nie może być danych dwóch studentów.

Analiza danych przy pomocy raportu tabeli przestawnej MS EXCEL

    Tabele przestawne służą do interaktywnej analizy danych. Źródłem danych może być tabela lub kwerenda umieszczona w arkuszu albo pobrana z zewnętrznego źródła danych, pliku bazy danych lub serwera SQL. Tabela przestawna składa się z nagłówków (etykiet) wierszy i nagłówków kolumn oraz obszaru danych. Nagłówkami wierszy mogą być np. nazwiska studentów, nagłówkami kolumn nazwy przedmiotów, a danymi oceny studenta z poszczególnych przedmiotów. W komórce na przecięciu wiersza i kolumny powinna pojawić się informacja o ocenach studenta z danego przedmiotu. Zbiór ocen, które student może dostać z przedmiotu należy przed wstawieniem do komórki zamienić w jedną wartość.  Zamiany zbioru wartości w jedną dokonują funkcje agregujące, które mogą policzyć średnią, sumę, wybrać wartość maksymalna lub minimalną. Najprostsza agregacja polega na zliczeniu wszystkich pozycji i działa niezależnie od typu danych. Pola do tabeli przestawnej można przeciągać myszką, tam i z powrotem,  z listy pól. Tabeli przestawnej towarzyszy wykres przedstawiający dane w formie graficznej.

Zadanie 2. Utworzenie raportu tabeli przestawnej

bulletOtwórz program MS EXCEL.
bulletWybierz z menu Dane pozycję Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego.
bulletJako źródło danych wskaż kwerendę lista ocen z bazy danych analiza.mdb.
bulletUtwórz pierwszy raport o układzie:
bulletnagłówki wierszy: nazwiska studentów,
bulletnagłówki kolumn: nazwy przedmiotów,
bulletdane: średnia ocena z przedmiotu,
bulletstrony raportu: specjalności i lata akademickie.
bulletUtwórz i  wykres odpowiadający raportowi,
bulletzapoznaj się z wyglądem wykresu,
bulletzmień typ i układ wykresu.
bulletZmień układ raportu i wykresu
bulletdo nagłówków wierszy dodaj semestr - uzyskuje sie raport o ocenach studentów z rozbiciem na semestry,
bulletz nagłówków wierszy usuń nazwiska studentów - uzyskuje się raport o średnich ocenach wszystkich studentów w semestrze.
bulletUtwórz raporty o zawartości podanej przez prowadzącego.
bulletUtwórz wykresy o zwartości podanej przez prowadzącego.

Zadanie 3. Prezentacja danych na stronach WWW

bulletPołącz się z witryną http://argo.am.gdynia.pl/testwww.
bulletZapoznaj się z działaniem aplikacji SQL Server będącej interfejsem użytkownika bazy danych studenci.
bulletWprowadź dane osobowe jednego studenta i dopisz mu oceny.
bulletDokonaj zmian w danych wykorzystując odpowiednie strony WWW.
bulletZnajdź wprowadzone przez siebie dane na stronie lista ocen.
bulletOtwórz stronę z raportem (http://argo.am.gdynia.pl/testwww/SQLServer/raport.aspx), zapoznaj się z jego treścią i znajdź wprowadzone przez siebie dane.

Zadanie 4. Pobranie danych dla wykresu przestawnego ze strony  WWW

bulletOtwórz nowy pusty skoroszyt programu MS EXCEL.
bulletWybierz z menu Dane -> Importuj dane zewnętrzne -> Nowa kwerenda sieci Web...
bulletPołącz się ze stroną http://argo.am.gdynia.pl/testwww/SQLServer/lista_ocen_1250.aspx.
bulletNa stronie oprócz zwykłych danych pojawią się czarne strzałki na żółtym tle w lewym górnym rogu każdej wykrytej tabeli.
bulletZaznacz strzałkę w lewym górnym rogu tabeli z ocenami studentów.
bulletImportuj dane do arkusza kalkulacyjnego.
bulletUtwórz raport tabeli przestawnej (w układzie jak w zadaniu 2) analizujący pobrane ze strony dane.
bulletZnajdź wprowadzone przez Ciebie dane w raporcie.